Poučení o zpracování osobních údajů

V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále též „nařízení GDPR“) jsou Vám, jakožto subjektům údajů, tímto poskytovány níže uvedené informace, a to zejména o tom, (i) jaké osobní údaje shromažďujeme, (ii) jak s těmito údaji nakládáme, (iii) na základě jakých právních základů osobní údaje zpracováváme a k jakým účelům osobní údaje využíváme, (iv) komu jsme oprávněni tyto osobní údaje poskytnout, (v) jaká jsou Vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů, jakož i (vi) kde lze získat informace o Vašich osobních údajích, jež zpracováváme.

Dovolujeme si Vás tímto požádat, abyste se seznámili s obsahem tohoto Poučení o zpracování osobních údajů („Poučení“). Vaše případné dotazy jsme připraveni zodpovědět na kontaktním e-mailu jan.petras@unicreditfactoring.cz, případně na adrese Želetavská 1525/1, Michle, 140 00 Praha 4.

Toto Poučení, které obsahuje obecné zásady zpracování osobních údajů, je určeno všem fyzickým osobám, jejichž osobní údaje naše společnost zpracovává, zejména tedy klientům, obchodním partnerům, uchazečům o zaměstnání, uživatelům webových stránek naší společnosti atd.

A. OBECNÉ INFORMACE:

Totožnost správce:
UniCredit Factoring Czech Republic and Slovakia, a.s.
IČO: 15272028
se sídlem Želetavská 1525/1, Michle, 140 00 Praha 4
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 649
(„společnost“ nebo též „správce“)

Kontaktní údaje správce:
Kontaktní adresa: Želetavská 1525/1, Michle, 140 00 Praha 4,
Kontaktní e-mail: jan.petras@unicreditfactoring.cz,
Kontaktní telefon: +420 733 593 532

B. INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ:

Společnost, jakožto správce osobních údajů, nakládá s Vašimi osobními údaji v souladu s platnou právní úpravou a vždy tak, aby v maximální možné míře byla zajištěna bezpečnost Vašich dat (osobních údajů). Společnost dodržuje zásady zpracování osobních údajů stanovené platnou právní úpravou a plně respektuje nejvyšší standardy ochrany osobních údajů.

Ve společnosti nepůsobí pověřenec pro ochranu osobních údajů ve smyslu nařízení GDPR.

Účely zpracování osobních údajů. Právní základ pro zpracování osobních údajů:
Vaše osobní údaje správce zpracovává pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění příslušného účelu může správce Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiné účely, než pro které byly shromážděny; o těchto jiných účelech Vás správce vždy informuje.

Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu:
Správce zpracovává osobní údaje bez Vašeho souhlasu pro následující účely a na základě následujících právních důvodů

splnění smluvních závazků správce vč. splnění závazku k poskytnutí plnění dle smlouvy a uskutečnění platby (doba uložení osobních údajů: po dobu trvání smlouvy); právní důvod zpracování: splnění smlouvy;
splnění právních povinností vč. např. vedení a zpracování agendy účetnictví (doba uložení osobních údajů: osobní údaje jsou zpracovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy); právní důvod zpracování: splnění právní povinnosti;
možnost uplatnění a vymáhání právních nároků správce, oprávněných příjemců nebo jiných příslušných osob, resp. ochrana právních nároků vč. vymáhání právních nároků, rozvoje a vývoje poskytovaných produktů a služeb, řešení sporné agendy zejména pro účely vedení soudních či jiných sporů(doba uložení osobních údajů: osobní údaje jsou zpracovávány do uplynutí 1 roku od konce promlčecí doby, resp. dále po nezbytnou dobu pro účely realizace ochrany právních nároků); právní důvod zpracování: oprávněný zájem správce či třetí strany;
vedení a zpracování agendy náboru zaměstnanců (doba uložení osobních údajů: a) pro případ, že uchazeč ve výběrovém řízení uspěje a stane se zaměstnancem: po dobu trvání pracovního poměru zaměstnance, b) pro ostatní účely související s agendou náboru zaměstnanců: do uplynutí 1 roku od konce promlčecí doby, resp. dále po nezbytnou dobu pro účely realizace ochrany právních nároků); právní důvod: (i) splnění smlouvy (zpracování k uzavření smlouvy), (ii) oprávněný zájem správce)

Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem:
Správce zpracovává osobní údaje s Vaším souhlasem pro následující účely

vybrané aspekty ve spojení s vedením a zpracováním agendy náboru zaměstnanců.

Doba uložení osobních údajů: osobní údaje na základě souhlasu jsou zpracovány po dobu 3 let.
Právním základem zpracování je souhlas se zpracováním osobních údajů udělený subjektem údajů.
Pro účely doložení splnění povinností správce dle platných právních předpisů pro ochranu osobních údajů je správce oprávněn ukládat/zpracovávat informace ohledně získání souhlasu (tj. jak byl souhlas získán a čeho se souhlas týkal) i po odvolání souhlasu ze strany subjektu údajů, a to po přiměřenou dobu (nejdéle po dobu 4 let).

Kategorie osobních údajů:
Za shora uvedenými účely společnost zpracovává Vaše

identifikační údaje a kontaktní údaje, tj. např. jméno, příjmení, titul, datum narození, telefon, e-mailová adresa, adresa (bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa), podpis, u fyzické osoby podnikatele též obchodní firmu, sídlo podnikání a IČO/DIČ, datová schránka, přihlašovací údaje do systému eSaldo, apod.
další osobní údaje, tj. např. bankovní údaje (číslo bankovního účtu), IP adresa,apod,
osobní údaje související s náborovou agendou, tj. např. identifikační a kontaktní údaje, údaje o dosaženém vzdělání, údaje o jazykové vybavenosti, případně údaje o předchozích zaměstnavatelích, jakož i další osobní údaje související s náborovou agendou,
údaje o finanční situaci, údaje uvedené v bankovních registrech, údaje o majetkové situaci, a to ve spojení s ověřením/vyhodnocením kredibility/bonity.

Právním důvodem zpracování Vašich osobních údajů je (viz shora):

splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR)
splnění smlouvy uzavřené s Vámi, jakožto subjektem údajů (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR)
oprávněný zájem správceči třetí strany (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR)
souhlas se zpracováním osobních údajů, byl-li subjektem údajů udělen (čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR)

Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány manuálně i automatizovaně přímo prostřednictvím k tomu pověřených zaměstnanců správce a dále prostřednictvím zpracovatelů pověřených správcem na základě smlouvy o zpracování osobních údajů.

Zdroj osobních údajů:
Společnost, jakožto správce, získává osobní údaje subjektů údajů (i) od subjektů údajů (např. (a) z žádostí od subjektů údajů, (b) v rámci jednání se subjektem údajů ohledně uzavření smlouvy, (c) z formulářů vyplněných subjektem údajů či (d) při komunikaci (osobní či písemné) se subjekty údajů vč. komunikace elektronickými prostředky), (ii) od třetích osob (např. (a) od orgánů veřejné moci, (b) od spolupracujících třetích osob, (c) od třetích osob při plnění právních povinností správce, (d) na základě zvláštních právních předpisů, (e) od třetích osob rovněž v případě, kdy subjekt údajů poskytuje zajištění závazku klienta správce) či (iii) z veřejně dostupných zdrojů (např. z veřejných rejstříků). Pokud osobní údaje získává správce od subjektů údajů, informuje subjekty údajů o tom, zda je poskytnutí osobních údajů zákonným nebo smluvním požadavkem a zda subjekt údajů má povinnost osobní údaje poskytnout, jakož i o možných důsledcích neposkytnutí osobních údajů.

Příjemce, kategorie příjemců:
Vaše osobní údaje mohou být předány zejména následujícím kategoriím příjemců:

orgánům veřejné moci a dalším subjektům, jimž má společnost povinnost Vaše osobní údaje sdělit, resp. které jsou oprávněny Vaše osobní údaje od společnosti požadovat (např. správce daně, celní správa, exekutoři, insolvenční správci, soudy, orgány činné v trestním řízení atd.)
třetím osobám, s nimiž má společnost uzavřenou písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů, tj. zpracovatelé (např. poskytovatelé IT služeb, poskytovatelé účetních služeb, auditoři, daňoví poradci, advokáti, atd.)
obchodním partnerům společnosti
subjektům majetkově propojeným se společností
dalším subjektům (např. pojišťovny)

Případně pak Vaše osobní údaje mohou být zpřístupněny třetím osobám z jiného důvodu v souladu s platnými právními předpisy. Správcenemá v úmyslu předat osobní údaje do třetích zemí ani mezinárodní organizaci.

Automatizované rozhodování:
K automatizovanému rozhodování dochází při zpracování osobních údajů, a to zejména ve spojení s ověřením/vyhodnocením kredibility/bonity posuzovaného subjektu údajů. V ostatních případech zpracování k automatizovanému rozhodování nedochází.

Automatizované rozhodování bude prováděno zejména formou (postupem) logických a/nebo algoritmických operací.
Významem automatizovaného rozhodování tak je ověření/vyhodnocení kredibility/bonity posuzovaného subjektu údajů.
Důsledkem automatizovaného rozhodování bude rozhodnutí ohledně přípustnosti poskytnutí financování ze strany správce.

Jaké cookies používáme?

dočasné cookies (session cookies), které mohou být v případě tohoto webu využívané pro podporu některých funkcídoplňků a které se vymažou okamžitě po zavření prohlížeče.
trvalé cookies (pernament cookies), které zůstanou v zařízení uložené, dokud nedosáhnout určeného data a časuvypršení platnosti, zpravidla však jeden rok nebo do času jejich odstranění uživatelem.
funkční a technické cookies, které především zabezpečují správné fungování stránky, uchovávání nastavenýchpreferencí nebo zachycení informace o zobrazování hlášení o chybách.
analytické cookies, které jsou využívané pro statistické účely, zejména pro sběr informací o používání webu (např.počet, trvání a časovou fluktuaci návštěv, počet zobrazených stránek, podíl nových návštěv, a pod.).

C. VAŠE PRÁVA SOUVISEJÍCÍ SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ:

Právo na přístup k osobním údajům (článek 15 nařízení GDPR):
Jakožto subjekt údajů máte právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím o:
a) účelech zpracování;
b) kategoriích dotčených osobních údajů;
c) příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny;
d) plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, o kritériích použitých ke stanovení této doby;
e) existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů, omezení jejich zpracování či právu vznést námitku proti tomuto zpracování;
f) právu podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů);
g) veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů;
h) tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o použitém postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování.

Pokud se osobní údaje předávají do třetí země nebo mezinárodní organizaci, máte právo být informován o vhodných zárukách, které se vztahují na předání.

Správce Vám poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie je správce oprávněn účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Platí, že právem získat kopii nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo na opravu (článek 16 nařízení GDPR):
Jakožto subjekt údajů máte právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte též právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz (článek 17 nařízení GDPR):
Jakožto subjekt údajů máte právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se Vás týkají, pokud je dán jeden z těchto důvodů
a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
b) odvolali jste souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
c) subjekt údajů vznesl námitky proti zpracování, je-li uplatnění námitky dle nařízení GDPR přípustné, a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;
d) osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
e) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti;
f) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1 nařízení GDPR.

Právo na výmaz se neuplatní, je-li dána zákonná výjimka, zejména pokud je zpracování osobních údajů nezbytné a) pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje, nebo b) pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo na omezení zpracování (článek 18 nařízení GDPR):
Jakožto subjekt údajů máte právo na to, aby správce omezil zpracování v kterémkoli z těchto případů:
a) popíráte přesnost osobních údajů – v takovém případě zpracování bude omezeno na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
b) zpracování je protiprávní a Vy odmítnete výmaz osobních údajů a požádáte místo toho o omezení jejich použití;
c) správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy tyto osobní údaje požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
d) subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 nařízení GDPR - dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být tyto osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze
a) se souhlasem subjektu údajů,
b) z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků,
c) z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo
d) z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu.

Právo na přenositelnost údajů (článek 20 nařízení GDPR):
Jakožto subjekt údajů máte (za podmínek stanovených článkem 20nařízení GDPR) právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, jež jste poskytl(a) správci na základě souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy. Správce Vám na základě Vaší žádosti poskytne údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně je na Vaši žádost poskytne jinému jednoznačně určenému správci, je-li to technicky proveditelné. Právo na přenositelnost údajů se nevztahuje na osobní údaje, které nejsou zpracovávány automatizovaně.

Realizací práva na přenositelnost údajů nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo vznést námitku (článek 21 nařízení GDPR):
Jakožto subjekt údajů máte (za podmínek stanovených článkem 21nařízení GDPR) právo z důvodu týkajících se Vaší konkrétní situace kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, které jsou zpracovávány na základě (z titulu) oprávněného zájmu správce. Správce dále osobní údaje nezpracovává, pokud (i) neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo (ii) pokud se jedná o určení, výkon nebo obhajobu právních nároků správce.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu (článek 77 nařízení GDPR):
Pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů jsou porušeny právní předpisy/nařízení GDPR, máte právo podat stížnost na postup správce u některého dozorového úřadu, přičemž dozorovým úřadem pro Českou republiku je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz). Tímto nejsou dotčeny jakékoliv jiné prostředky správní nebo soudní ochrany stanovené na ochranu subjektu údajů platnými právními předpisy.

Právo odvolat souhlas:
Souhlas se zpracováním svých osobních údajů nejste společnostipovinni udělit. Máte právo kdykoli souhlas se zpracováním osobních údajů, udělený pro shora uvedené účely (či některé z nich), odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracování Vašich osobních údajů před jeho odvoláním. Odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů můžete (i) podepsaným písemným oznámením o odvolání souhlasu zaslaným písemně na kontaktní adresu společnosti nebo (ii) oznámením o odvolání souhlasu formou e-mailu zaslaného na kontaktní e-mail společnostiuvedený shora v tomto Poučení.
Dovolujeme si upozornit, že některé osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat k určitým účelům také bez Vašeho souhlasu. Pokud odvoláte svůj souhlas, společnost ukončí zpracování příslušných osobních údajů k účelům vyžadujícím Váš souhlas, k nimž byl souhlas s jejich zpracováním odvolán, nicméně společnostmůže být oprávněna, případně i povinna, tytéž osobní údaje nadále zpracovávat z titulu jiného právního základu (tj. jiný právní důvod zpracování).

D. INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ VYBRANÝCH SUBJEKTŮ ÚDAJŮ:

Informace o zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání:
Těmito informacemi o zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání nejsou dotčena další ustanovení tohoto Poučení. Správce zpracovává osobní údaje, jež mu byly ze strany uchazeče o zaměstnání předány, zpřístupněny, resp. k jejichž předání byl uchazečem o zaměstnání udělen souhlas (např. údaje obsažené v životopise či údaje zpřístupněné v rámci serverů pro sdílení údajů uchazečů apod.); správce případně zpracovává též údaje získané v rámci prověřování informací z veřejně dostupných zdrojů (např. síť LinkedIn). Vždy se však jedná o nezbytně nutné údaje, jež v adekvátním rozsahu dle platných právních předpisů slouží pro účely prověření uchazeče o zaměstnání, a to zejména prověření ve vztahu k údajům uvedeným v životopise.

Správce, vedle identifikačních a adresních osobních údajů, takto zpracovává informace o jazykových znalostech, dosaženém vzdělání uchazeče, předchozích pracovních zkušenostech uchazeče atp. Primárním zdrojem osobních údajů je však subjekt údajů.

Není-li uchazečem udělen souhlas, lze daného uchazeče kontaktovat pouze na základě údajů, jež jsou uchazečem za tímto účelem zpřístupněny (tj. osobní údaje, jež uchazeč za tímto účelem o sobě uveřejnil). Do databází správce lze uchazeče zařadit pouze na základě souhlasu uděleného daným uchazečem. Pro případ, že nebyl subjektem údajů udělen souhlas, nebude správce osobní údaje takovéhoto subjektu údajů dále zpracovávat, přičemž po uplynutí přiměřené doby, po kterou bude správce mít uloženy základní data ohledně toho, (i) za jakých okolností a (ii) z jakých důvodů byl tento subjekt údajů kontaktován, bude provedena likvidace těchto údajů. Kontaktování referenčních kontaktů (reference) uchazečů o zaměstnání je přípustné na základě souhlasu daného uchazeče. Udělený souhlas(y) může uchazeč/kandidát kdykoli odvolat na shora uvedené kontaktní adrese, resp. kontaktním e-mailu správce.

Osobní údaje uchazeče o zaměstnání jsou správcem využívány pro účely výběru vhodného kandidáta na danou pracovní pozici. Pro případ, že uchazeč ve výběrovém řízení uspěje a bude s tímto uchazečem o zaměstnání uzavřena smlouva zakládající pracovněprávní vztah mezi správcem a uchazečem, stanou se uchazečem předané osobní údaje (zejména životopis) součástí jeho osobního spisu, jakožto zaměstnance. Po ukončení výběrového řízení správce zajistí likvidaci osobních údaje těch uchazečů o zaměstnání, kteří nebyli vybráni/přijati na danou pracovní pozici. Komunikaci (listinnou, resp. e-mailovou) s uchazečem ohledně daného výběrového řízení je správce oprávněn využít (i) jednak pro účely svých oprávněných zájmů (ochrana právních nároků správce, případně pro účely IT zabezpečení – zejm. webu a sítě správce), případně též (ii) pro účely plnění právní povinnosti správce (např. k doložení udělení souhlasu uchazeče se zpracováním osobních údajů atp.)

Právním důvodem zpracování osobních údajů je

splnění smlouvy (zpracování k uzavření smlouvy)
souhlas udělený subjektem údajů
oprávněný zájem správce či třetí strany
splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (vč. doložení získání souhlasu);

Kategorie příjemců:

dodavatelé IT služeb (služby IT technické podpory, poskytování serverových služeb, poskytování programátorských služeb, apod.)
dodavatelé externích služeb recruitmentu, poskytovatelé právních služeb, poskytovatelé účetních služeb, poskytovatelé ekonomických služeb, případě též poskytovatelé služeb daňového poradenství či auditu
orgány veřejné moci

Ve spojení s agendou recruitmentu (náborová agenda) dochází ke zpracování osobních údajů jak na základě souhlasu uděleného subjektem údajů, tak i ve spojení s „nesouhlasovou“ agendou, tj. v případě, kdy právní základ zpracování je dán titulem (i) splnění smlouvy (resp. zpracování k uzavření smlouvy), (ii) splnění právní povinnosti správce, resp. (iii) oprávněných zájmů správce či třetí osoby.

Poskytnutí osobních údajů pro zpracování na základě souhlasu (tj. zejména pro účely zařazení daného uchazeče do budoucího (dalšího) výběrového řízení) je zcela dobrovolné a subjekt údajů není povinen souhlas udělit; bez poskytnutí souhlasu však nebude možné subjekt údajů (kandidáta) do budoucího (dalšího) výběrového řízení zařadit.

Doba uložení osobních údajů: pro účely výběrového řízení (výběr vhodného kandidáta) správce zpracovává osobní údaje uchazečů do doby uplynutí 6 měsíců od obsazení dané pracovní pozice či zrušení daného výběrového řízení. Pro případ, že uchazeč ve výběrovém řízení uspěje (a stane se zaměstnancem), bude jeho životopis (jakožto součást osobního spisu zaměstnance) zpracováván po dobu trvání pracovního poměru zaměstnance. Pro ostatní účely související s agendou náboru zaměstnanců, kdy správce osobní údaje zpracovává na základě oprávněného zájmu, jsou údaje uloženy do uplynutí 1 roku od konce promlčecí doby, resp. dále po nezbytnou dobu pro účely realizace ochrany právních nároků správce.

Další zpracování osobních údajů uchazeče pro nabídky jiných/dalších pracovních pozic u správce je přípustné na základě souhlasu daného subjektu údajů.
Pro případ, že dojde k jakékoli změně poskytnutých údajů (ať již formou životopisu či jinak poskytnutých), oznamte, prosím, tuto změnu správci na uvedenou kontaktní adresu či kontaktní e-mail.

Informace o zpracování osobních údajů smluvních partnerů:
Těmito informacemi o zpracování osobních údajů smluvních partnerů nejsou dotčena další ustanovení tohoto Poučení

Správce zpracovává osobní údaje smluvních partnerů (i) primárně pro účely uzavření a splnění smlouvy, případně (ii) pro účely splnění právní povinnosti (zejm. splnění povinností stanovených účetními a daňovými předpisy, resp. předpisy pro ochranu osobních údajů), resp. (iii) z titulu oprávněných zájmů správce či třetí strany za účelem možnosti uplatnění a vymáhání právních nároků správce či třetí strany (vymáhání pohledávek a ochrana právních nároků správce a třetích osob), event. pro účely marketingu a reklamy. Osobní údaje může správce použít též pro administrativní potřeby správce (včetně vytváření evidencí a seznamu kontaktních osob).

U potenciálních smluvních partnerů může správce zpracovávat údaje dostupné z veřejných zdrojů (např. veřejné rejstříky, webové stránky apod.) pro účely obchodního kontaktu. Takové údaje může správce použít pro administrativní potřeby (včetně vytváření evidencí a seznamu kontaktních osob).
Právním důvodem zpracování osobních údajů je

splnění smlouvy (zpracování k uzavření smlouvy)
splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
oprávněné zájmy správce či třetí strany

Kategorie příjemců:

dodavatelé IT služeb (služby IT technické podpory, poskytování serverových služeb, poskytování programátorských služeb, apod.)
poskytovatelé právních služeb, poskytovatelé účetních služeb, poskytovatelé ekonomických služeb, případě též poskytovatelé služeb daňového poradenství či auditu
orgány veřejné moci
další příjemci (např. pojišťovny)

Osobní údaje jsou správcem zpracovávány automatizovaně i manuálně. Nicméně většina zpracování probíhá automatizovaně (prostřednictvím počítačových systémů), zejména ve factoringovém systému Aquarius, v systémech správce pro účetnictví, fakturaci atp. Osobní údaje však současně mohou být správcem zpracovávány též v evidencích, kartotékách apod. (vč. systémů evidence/ukládání listinných dokumentů, kartotéky vizitek atp.).

Doba uložení osobních údajů:

kontaktní údaje pro účely nabídky služeb informační společnosti dle příslušného právního předpisu budou správcem zpracovávány, dokud obchodní partner nevysloví nesouhlas s dalším zasílám obchodních sdělení
osobní údaje pro účely splnění smlouvy budou správcem zpracovávány po dobu trvání smlouvy (smlouvy budou pro účely archivace evidovány po dobu 10 let od jejich splnění/ukončení/zániku)
osobní údaje pro splnění právní povinnosti správce budou zpracovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy
osobní údaje pro účely oprávněného zájmu správce či třetí osoby budou správcem zpracovány do uplynutí 1 roku od konce promlčecí doby, resp. dále po nezbytnou dobu pro účely realizace ochrany právních nároků

Za účelem aktualizace osobních údajů lze správce kontaktovat na uvedené kontaktní adrese, resp. kontaktním e-mailu.

Informace o zpracování osobních údajů uživatelů webových stránek společnosti:
Těmito informacemi o zpracování osobních údajů uživatelů webových stránek nejsou dotčena další ustanovení tohoto Poučení.

Uživateli webových stránek správce mohou být jak uživatelé, kteří jsou/budou v právním vztahu se správcem (např. klient společnosti), tak i uživatelé, kteří nejsou/nebudou v právním vztahu se správcem (tj. osoba, která si webové stránky pouze „prohlíží“ a nic nepoptává/neobjednává/nepožaduje). Správce zpracovává osobní údaje uživatelů webových stránekk legitimním (zákonem dovoleným) účelům (např. pro účely vedení účetní agendy/evidence či pro účely splnění smlouvy).
Zdrojem osobních údajů je aktivita daného subjektu údajů na webové stránce správce.

Právním důvodem zpracování osobních údajů je

splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (např. vedení agendy/evidence účetnictví);
splnění smlouvy (zpracování k uzavření smlouvy);
oprávněný zájem správce či třetí strany;

Správce zpracovává následující osobní údaje týkající se aktivity subjektu údajů na webové stránce správce: IP adresa, datum a čas přístupu apod.
Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Kategorie příjemců:

dodavatelé IT služeb (služby správce sítě/IT technické podpory, poskytovatelé serverových služeb, poskytovatelé programátorských služeb, apod.)
orgány veřejné moci

E. DALŠÍ INFORMACE:

Způsob uplatnění práv subjektem údajů:
Jakožto subjekt osobních údajů můžete svá práva ve spojení se zpracováním osobních údajů vůči správci uplatnit kontaktováním správce na kontaktní adrese Želetavská 1525/1, Michle, 140 00 Praha 4, případně na kontaktní e-mailové adrese správce jan.petras@unicreditfactoring.cz.

Poskytování informací správcem:
Správce poskytuje informace písemně v listinné podobě. Pokud však budete kontaktovat správce elektronicky na kontaktní e-mailové adrese správce, správce Vám poskytne informace elektronicky (formou e-mailové zprávy), nepožádáte-li o poskytnutí informací v listinné podobě. Tím není dotčeno Vaše právo na přenositelnost údajů.

Pokud od Vás obdržíme žádost dle článku 15 až 22 nařízení GDPR, budeme Vás informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu, nejpozději Vás budeme informovat o přijatých opatřeních, odmítnutí nebo prodloužení lhůty do jednoho měsíce poté, co nám bude žádost doručena. S ohledem na složitost žádosti nebo jejich počet můžeme lhůtu pro informování o přijatých opatřeních (a tedy také pro přijetí příslušných opatření) prodloužit o další dva měsíce. O takovém prodloužení Vás budeme informovat do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.

Informace o tom, že u správce subjekt údajů uplatnil svá práva a jak byla jeho žádost správcem vyřízena, je u správce uložena po přiměřenou dobu (obvykle po dobu 3 let), a to za účelem (i) doložení této skutečnosti (uplatnění a vyřízení žádosti), dále (ii) pro statistické účely, resp. (iii) pro účely ochrany práv správce.

Další informace:
V případech, kdy jsou osobní údaje zpracovávány bez Vašeho souhlasu, je jejich poskytnutí požadováno z důvodu, (i) že jsou nezbytné pro plnění závazků ze smlouvy, případně (ii) jejich poskytnutí vyžaduje zákon či (iii) oprávněné zájmy správce či třetích stran. Důsledkem neposkytnutí údajů pro tyto účely (některý z nich) může být neuzavření smlouvy, případně nemožnost plnění atp.

Zasílání elektronických obchodních sdělení pro zákazníky ve smyslu nabídky služeb informační společnosti (tzv. zákaznická výjimka) dle příslušného právního předpisu je možné zrušit prostřednictvím odkazu obsaženého v každém jednotlivém obchodním sdělení.

V případech, kdy jsou osobní údaje zpracovávány na základě Vašeho souhlasu, není poskytnutí Vašich osobních údajů zákonnou ani smluvní podmínkou (zákonným ani smluvním požadavkem), a tedy souhlas poskytnout nemusíte. V takovýchto případech tedy není Vaší povinností předmětné osobní údaje pro daný účel poskytnout, jakož ani dát souhlas s jejich zpracováním. Pokud souhlas neposkytnete, může to být důvodem, že společnost nebude schopna uplatnit některé postupy.

V případě, že bude správce užívat osobní údaje k jinému účelu, než který je stanoven v tomto Poučení, neprodleně poskytne danému subjektu údajů informaci o tomto jiném účelu a další informace uvedené v tomto Poučení.

UniCredit Factoring Czech Republic and Slovakia, a.s.